Định hướng của bài viết tập trung vào chiến lược thực hiện hơn là cung cấp thông tin đơn thuần. Bởi vì, mình cho rằng mỗi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, sử dụng hệ thống kế toán, phân bổ người chịu trách nhiệm quản lý hệ thống hóa đơn khác nhau, nên sản phẩm hóa đơn điện tử sẽ khác nhau. Hơn nữa, hiện tại có khá nhiều trang đã trích dẫn những điều khoản luật cụ thể, ví dụ thông tin chi tiết về biểu mẫu hóa đơn điện tử. Bạn nào quan tâm có thể google sẽ ra được rất nhiều thông tin. Mình quan tâm nhiều hơn đến quy trình toàn diện để đảm bảo doanh nghiệp trước khi go live dự án e-invoice đã xem xét những vấn đề quan trọng.

1. Đầu tiên thành lập team phụ trách dự án e-invoice

Tại nhiều công ty, người trực tiếp xuất hóa đơn có thể không phải là nhân viên kế toán trực thuộc phòng Tài Chính Kế Toán mà là nhân viên phòng Operation, hoặc phòng Sales. Tuy nhiên hóa đơn chính là chứng từ kế toán, người đầu tiên nằm trong team dự án e-invoice thì không thể thiếu nhân viên kế toán và kế toán trưởng rồi nhé.

Thứ hai, e-invoice là xuất hóa đơn theo định dạng điện tử, và sẽ kết nối dữ liệu từ hệ thống kế toán nội bộ của doanh nghiệp sang hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp e-invoice đến hệ thống cơ quan thuế. Vì vậy, các bạn phụ trách IT tại doanh nghiệp cũng đóng vai trò hết sức quan trọng.

Thứ ba, những bạn trực tiếp xuất hóa đơn cũng sẽ tham gia để đóng góp ý kiến và testing trước khi hóa đơn điện tử chính thức vận dụng. 

Thứ tư, Tax Manager sẽ tham gia hỗ trợ chuyển tải những quy định liên quan đến hóa đơn đến team dự án và kết hợp với các thành viên để ra thành phẩm e-invoice cuối cùng. Tại nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, có thể sẽ không có chức danh Tax Manager. Nhưng các bạn đừng lo, có thể tham khảo bài viết của The Sharing Town để chuẩn bị cho dự án e-invoice của công ty mình nhé!

Theo quan điểm của mình, hãy chọn ra 1 người leader của team dự án để điều hành dự án với timeline, phân công công việc cụ thể nhé!

2. Những câu hỏi cần giải đáp

• Tình hình sử dụng hóa đơn hiện tại của công ty như thế nào? Hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo Thông tư cũ số 32, hay cả hai? Số lượng mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn xuất ra hàng tháng là bao nhiêu. Số lượng hóa đơn đã đăng ký sử dụng còn tồn là bao nhiêu, có đủ để doanh nghiệp sử dụng đến lúc dự án hóa đơn e-invoice theo TT 78 hoàn tất không?
• Công ty đủ điều kiện để sử dụng e-invoice có mã hay không có mã của cơ quan thuế?
• Công ty sẽ kết nối dữ liệu e-invoice trực tiếp đến cơ quan thuế hay thông qua nhà cung cấp hệ thống e-invoice? Nhà cung cấp e-invoice sử dụng có là đơn vị được cấp phép và đủ điều kiện theo yêu cầu cơ quan thuế không?
• Công ty có trụ sở chính và chi nhánh ở địa điểm khác nhau sẽ đăng ký e-invoice như thế nào?
• Thiết kế hóa đơn có cần điều chỉnh gì không? Thống nhất đặt số ký hiệu hóa đơn để theo dõi như thế nào cho thuận tiện?
• Hệ thống kế toán của doanh nghiệp đang được thiết kế để ghi nhận cho các trường hợp hủy hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn do sai thông tin như thế nào? Có tương thích với hệ thống xuất e-invoice của nhà cung cấp không? Nếu không, cần bao nhiêu thời gian để thiết kế điều chỉnh hệ thống kế toán nội bộ?
• Việc đối chiếu dữ liệu giữa hệ thống kế toán và hệ thống e-invoice thực hiện như thế nào?
• Thời gian báo trước cho Operation Team là bao lâu để chuyển đổi giữa hệ thống hóa đơn cũ và hóa đơn mới để không cản trở việc vận hành kinh doanh bình thường?
• Nhà cung cấp sẽ truyền dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế như thế nào đặc biệt trong trường hợp hóa đơn có sai sót, dẫn đến xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế?
• Ngoài hóa đơn, công ty có phải gửi bảng tổng hợp hóa đơn cùng với tờ khai thuế GTGT cho cơ quan thuế nữa hay không? Cần lưu ý điểm này do trước kia theo thông tư cũ 32 đã bỏ phần bảng tổng hợp này, nhưng thông tư mới 78 yêu cầu lại cho một số trường hợp.
• Backup sao lưu thông tin hóa đơn điện tử trên hệ thống nội bộ và nhà cung cấp như thế nào để giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu?
• Thời gian go live dự tính là khi nào? Ngân sách dự trù cho dự án e-invoice và kế hoạch chi phí sử dụng là như thế nào?
• Hướng dẫn từ cán bộ thuế quản lý doanh nghiệp có phù hợp với quy định trong thông tư không? Nếu không, doanh nghiệp sẽ phản hồi ý kiến như thế nào?

3. Go live và maintenance hệ thống e-invoice

Sau khi hoàn tất việc thiết kế, thì sẽ chính thức đăng ký sử dụng e-invoice cho cơ quan thuế. Các bạn lưu ý, một khi đã đăng ký sử dụng e-invoice theo thông tư 78 thì các hóa đơn cũ còn tồn động sẽ phải hủy. Do đó, hãy kiểm tra kỹ trước khi chính thức go live nhé. Sau đó, hãy theo dõi chặt chẽ để xử lý kịp thời nếu có sự cố phát sinh.