Hóa đơn có phải là chứng từ thuế không?

Dạo gần đây có nhiều bạn thắc mắc Hóa Đơn có phải chứng từ thuế không?

Để trả lời cho câu hỏi này, trước hết chúng ta cần xác định rõ Kế Toán và Thuế là hai khía cạnh khác nhau trong phòng Tài Chính. Tuy nhiên điều này không có nghĩa là Thuế và Kế Toán hoạt động độc lập và tách biệt mà sẽ có những liên kết chặt chẽ. Số liệu, cách hạch toán Kế Toán sẽ là nền tảng cơ sở để xác định số tiền Thuế phải nộp của doanh nghiệp. Kế Toán và Thuế tuân thủ theo 2 hành lang pháp lý khác nhau.

Kế Toán sẽ tuân theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán của mỗi quốc gia nơi doanh nghiệp đang hoạt động. Ví dụ, doanh nghiệp Việt Nam sẽ tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, gọi là VAS- Vietnamese Accounting Standard, doanh nghiệp Châu Âu sẽ theo IFRS -  International Financial Reporting Standards và doanh nghiệp Mỹ thì theo US GAAP - US Generally Accepted Accounting Principles. Mình giải thích chỗ này một chút để các bạn hiểu hơn về chuẩn mực kế toán đang được áp dụng trong thực tiễn. Hiện nay Những doanh nghiệp FDI - có vốn chủ sở hữu nước ngoài khi thành lập tại Việt Nam ngoài đảm bảo hệ thống kế toán của doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định nội địa của VAS để chuẩn bị báo cáo tài chính, còn phải đảm bảo theo IFRS hoặc US GAAP để đảm bảo công ty mẹ tại nước ngoài có thể hợp nhất báo cáo tài chính của công ty con tại Việt Nam. Tuy nhiên, Việt Nam đang trong lộ trình chuyển đổi từ VAS sang IFRS để bắt kịp xu hướng toàn cầu hóa, đảm bảo tính thống nhất, minh bạch thông tin và có thể so sánh báo cáo tài chính trên toàn thế giới, dự định đến năm 2025 việc áp dụng IFRS sẽ trở thành yêu cầu bắt buộc. Đây là một bước tiến rất đáng hoan nghênh để thực hiện tầm nhìn tạo ra ngôn ngữ kế toán chung trong khuôn khổ quốc tế, thay vì nội địa đơn thuần.

Thuế sẽ tuân theo các quy định chính sách pháp luật về thuế. Doanh nghiệp được thành lập tại quốc gia nào sẽ phải thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp thuế của quy định nội luật của quốc gia đó. Đối với các công ty đa quốc gia, có thể xin áp dụng quy định, điều ước quốc tế để tránh bị đánh thuế trùng 2 lần cho những trường hợp cụ thể được quy định trong luật quốc tế mà Việt Nam là nước ký kết thành viên.

Vậy Hóa đơn thì được quy định như thế nào?

Theo Luật Kế Toán 88/2015/QH13
“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Còn cụ thể về việc in, phát hành, sử dụng hóa đơn được hướng dẫn chi tiết trong các Nghị Định, Thông Tư riêng về Hóa Đơn, ví dụ Nghị định 51/2010/NĐ-CP – Quy định về hóa đơn bán hàng và dịch vụ và các Thông tư hướng dẫn chi tiết 39/2014/TT-BTC có hiệu lực đến 30/6/2022.

Như vậy hóa đơn là chứng từ kế toán, không phải chứng từ thuế.

Từ góc nhìn thực tiễn, hóa đơn gắn liền với việc hạch toán doanh thu (khi doanh nghiệp bán hàng, xuất hóa đơn đầu ra cho khách hàng), chi phí (khi mua hàng, nhận hóa đơn từ nhà cung cấp), quy trình thanh toán của kế toán. Doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức chặt chẽ thường để việc quản lý kiểm soát hóa đơn ngay tại những early step – bước đầu tiên trong việc xác minh thông tin giao dịch để đảm bảo hạch toán kế toán chính xác với giao dịch thực tế phát sinh, chứng từ kế toán có liên quan (bao gồm cả hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu yêu cầu thanh toán, v..v.) và tài liệu kèm theo chứng từ kế toán (ví dụ, hợp đồng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, hồ sơ dự án đầu tư, đấu thầu, v…v…). Tiếp theo, dựa trên hạch toán kế toán và các tài liệu kế toán này, sẽ xác định số thuế tương ứng phải kê khai và nộp cho cơ quan thuế. Vậy nên, hóa đơn là điểm giao mà cả Kế Toán và Thuế đều cần nắm chắc quy định pháp luật. Việc hiểu rõ về cách thức hạch toán kế toán, tài liệu kế toán bao gồm hóa đơn sẽ hỗ trợ cho công việc của các bạn làm thuế rất nhiều. Còn các bạn kế toán viên thì hãy trang bị cho mình kiến thức vững chắc về hóa đơn bởi đây chính là chứng từ kế toán hết sức quan trọng nhé!

A Holistic Analysis Approach for some common business issues

Being a Tax Manager for many years, I have heard of somethings like:

The company must have business contracts in place because the Tax Authority requests them during tax audit.
We should check with the Tax Authority if they allow us to apply electronic signatures or contract or not.
Accounting shall follow the Tax Treatment.

In my opinion, the aforementioned statements are inaccurate and have not yet considered the issue in a holistic manner. Any business activity has faced a certain level of risks. Our work is to identify these risks based on analyzing the company’s specific business activities from different perspectives, but need to take into account the holistic view as well.

In order to facilitate discussion among departments, the problems should be scrutinized though the following structure:

Target to achieve

Current issue

Relevant Perspective
(Legal, Accounting, Finance, Tax, etc..)

Next Action to do

Target to achieve: As a meeting involves many participants from different background, it should be clear up front about purpose of meeting and what is the target to achieve. In a good discussion, conflict will sometimes arise. However to avoid conflicts escalating, the meeting leader or facilitator intervene throughout the discussion when necessary to ensure the discussion doesn't go far away from the aligned target.

Current issue: This is where the current status or existing facts are informed to all participants without emotion. Thanks to it, everyone is on the same page of understanding before contributing any opinion.

Relevant Perspective: Depending on the degree of significance, the top 5 perspectives normally include operation, legal, accounting, finance and tax. This is a crucial step to identify accurately where the problem originally arise from.

Next Action to do: In order to resolve the problem, we cannot skip specific Action Roadmap. Otherwise, the issue still exist there forever.

Let’s try to apply the holistic approach in analyzing two common business issues as examples:

Example 1:

Target to achieve: Business transaction is recorded precisely in internal system with proper accounting documents (e.g. invoice) as well as relevant original documents (e.g. contract, goods/service delivery minutes)

Current issue: Accounting journal doesn’t match with accounting document (i.e. expense is recorded for head office but invoice under branch name) . There is only correspondence email to confirm the provision of goods/services without signed contract.

Relevant Perspective:
(*)Legal:
Check if the email can be treated as legal agreement between seller and buyer according to Civil Code and Commercial Law. How to protect legal right of the firm in case any dispute?
(*)Accounting:
It is not compliance with regulated Accounting Standard. Which step in accounting procedure should be added to control this inaccuracy?
(*)Tax: Expense is non-deductible expense due to mismatched accounting document.

Next Action to do:
– Enhance local accounting guidance to ensure that the accounting journal match with accounting document and original document. Amend the incorrect information on invoice.
– Standardize the contract template to ensure the right and obligation for each party in business transaction is clearly mentioned

Example 2:

Target to achieve: Payment to overseas suppliers is processed in compliance with current regulations.

Current issue: Transfer money to overseas suppliers without withholding Foreign Contractor Tax (“FCT”). The Contract doesn’t mention any FCT term (i.e. who should bear FCT liability). The suppliers request to receive full amount as their invoice.

Relevant Perspective:
(*) Legal: Tax or legal liability should be clearly mentioned in the contract
(*)Accounting: Check if the current accounting procedure can ensure FCT liability is clarified before transfer money to overseas suppliers? How FCT liability is recorded in accounting book?
(*) Finance: The net margin will be adversely impacted due to increase of expense. Should negotiate with suppliers so that supplier bear FCT liability instead of us? Or negotiate the price to ensure the net margin meets target amount?
(*)Tax: Check if due date to declare and pay FCT is passed or yet? How much is FCT exposure? Any penalty and late charge shall be imposed?

Next Action to do:
– Add FCT term in overseas contract
– Provide accounting guidance in details regarding payment procedures to overseas supplier and accounting book for FCT liabilities for each scenarios (i.e. seller bears FCT liability or buyer bear FCT )
+The value of CIT (FCT) is recorded as additional expense in accounting book.
+ The value of VAT (FCT) is recorded in a separate GL, then can be offsets against output VAT
– Declare and pay FCT as soon as possible to mitigate tax exposure.

Why I choose Tax instead of Audit?

Cách đây hơn 10 năm, nghề tư vấn thuế vẫn là một khái niệm còn khá xa lạ với nhiều người trong khi ngành kiểm toán lại là một trong những ngành hot thu hút sự chú ý của các sinh viên. Điển hình, Trường Đại Học Kinh Tế Tp. HCM ("UEH") đã có một chuyên ngành dành riêng cho Kiểm Toán. Các bạn sinh viên muốn làm Kiểm Toán Viên thường sẽ xác định mục tiêu nghề nghiệp từ rất sớm, bởi đa phần sau 1,5 năm giai đoạn đại cương, các bạn sẽ nộp đơn vào chuyên ngành Kiểm Toán. Riêng đối Tư Vấn Thuế, mãi đến năm 2018, thì trường ("UEH") tiên phong mở thêm 1 chuyên ngành mới hoàn toàn "Thuế trong kinh doanh". Đây là một điểm the ST đánh giá rất cao sự nhạy bén của trường UEH khi nhanh chóng điều chỉnh chương trình đào tạo để đáp ứng sự thay đổi trong nhu cầu tuyển dụng của các tập đoàn đa quốc gia tại Việt Nam và Quốc Tế. The ST đến với ngành thuế cũng hết sức tình cờ vì thời điểm đó chưa có sinh viên nào được đào tạo chuyên môn về thuế cả, nên các doanh nghiệp big4 thường sẽ thu hút các sinh viên có thành tích học tập cao từ các trường đại học nổi tiếng trong nước, sau đó sẽ đào tạo lại chuyên môn thuế theo hình thức "training on job".  Sau hơn một thập kỷ làm việc trong lĩnh vực Tư Vấn Thuế, the ST cảm thấy vui vì đã chọn đúng con đường phù hợp với cá tính và sở trường bản thân. Sau đây, mình sẽ chia sẻ 5 nguyên nhân tại sao the ST lại chọn thuế thay vì kiểm toán. Các bạn nào quan tâm có thể tham khảo thêm trước khi dấn thân vào sự nghiệp tư vấn thuế giống the ST nhé!

1. Ít phải di chuyển xa

Các bạn nào có anh chị hoặc người quen làm Kiểm Toán Viên sẽ dễ dàng nhận ra đặc trưng công việc của Kiểm Toán Viên là sẽ thường xuyên đi công tác "fieldwork trip" đến công ty khách hàng ở khu công nghiệp hoặc các tỉnh xa. Do thể trạng cá nhân hay bị say xe, nên việc phải đi fieldwork thường xuyên sẽ ảnh hưởng nhiều đến sức khỏe của mình.

Ngoài ra, nếu muốn tham gia khóa học bổ trợ kỹ năng mềm như Tiếng Anh, Tin Học, hoạt động thể thao, nghệ thuật vào buổi tối, thì việc phải đi công tác tỉnh thường xuyên sẽ giới hạn phần nào lịch học của mình.

2. Phù hợp với cá tính đề cao sự tuân thủ, tinh thần yêu thích học tập

Gần đây khi tham gia những buổi tư vấn hướng nghiệp cho các bạn học sinh sinh viên, the ST rất vui vì trường học, thầy cô giáo đã chuẩn bị cho học sinh sinh viên làm các trắc nghiệm về tính cách, từ đó định hướng những ngành nghề phù hợp với tính cách sẵn có này. Đây là một cách tiếp cận rất tiến bộ giúp các bạn có thể phát huy được thế mạnh nội tại của bản thân trong nghề nghiệp tương lai. Thời mà the ST còn học đại học, những trắc nghiệm như thế này chưa được phổ biến rộng rãi, đa phần chọn nghề theo lời tư vấn của gia đình, anh chị đi trước hoặc đứa bạn thân học gì thì mình vào học chung cho vui :)). Vì vậy, các bạn sinh viên hãy trân trọng những nguồn thông tin dồi dào này và chọn lựa hướng đi phù hợp cho bản thân nhé.

Riêng the ST, mình làm trắc nghiệm tính cách sau khi đã làm việc tại big4 một thời gian, tuy là tại thời điểm chọn nghề mình chưa biết chính xác cá tính của bản thân, nhưng cảm nhận của mình cũng hoàn toàn phù hợp. Bởi trong suốt quá trình học tập, the ST quan tâm nhiều đến nguyên tắc và quy luật trường, của cộng đồng và mình thuộc tuýp "tuân thủ cao". Đồng thời mình thích nghiên cứu, đã tham gia nhiều dự án nghiên cứu học thuật tại trường đại học, đây là một thuận lợi lớn giúp mình nhẫn nại đào sâu phân tích quy định về thuế. Ngoài ra, mình rất thích ghi chú để hệ thống lại những kiến thức mình học một cách ngắn gọn, dễ tra cứu lại khi cần. Mình nghĩ đây là điểm các bạn học luật quan tâm nếu muốn đạt kết quả thi cao.

3. Sắp xếp thời gian cho cuộc sống cá nhân và công việc một cách chủ động và ổn định hơn

"Mùa kiểm toán" luôn là nỗi ám ảnh với nhiều người trong đó có mình. Các bạn kiểm toán gần như ăn ngủ tại công ty khi tới mùa kiểm toán là chuyện hết sức bình thường. Áp lực thời gian đòi hỏi các bạn kiểm toán phải có sức khỏe rất tốt. Đây không phải là điểm mạnh của mình. Mình muốn có một thời gian biểu điều độ và mình có thể chủ động quản lý phân bổ thời gian cho nhiều hoạt động khác nhau hơn.

4. Triển vọng phát triển của nghề Tư Vấn Thuế cao

Thời sinh viên the ST chưa biết nhiều anh chị trong nghề, cũng như không có cơ hội đọc các báo cáo triển vọng nghề nghiệp để phân tích cụ thể. Suy nghĩ ban đầu của the ST là công ty nào cũng có nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước vậy thì nhất định công ty nào cũng cần tư vấn thuế rồi. Như vậy, nhu cầu tuyển dụng cao thì mình không sợ thất nghiệp. Tư vấn thuế là ngành có tính chuyên môn rất cao, không phải ai cũng có thời gian để tự tìm hiểu và được đào tạo bài bản về thuế. Nếu giỏi trong lĩnh vực này chắc chắn kiến thức của mình sẽ hữu ích và có thể nuôi sống bản thân được. Bật mí nhỏ là vị trí Tư Vấn Thuế tại big 4 thường sẽ có mức lương cao hơn so với các bạn Kiểm Toán Viên. Tuy nhiên, áp lực công việc của Tư Vấn Thuế cũng không ít, vì Kiểm toán chỉ có 1 mùa bận trong năm, nhưng Thuế ngoài 1 mùa rất bận là thời điểm quyết toán thuế tháng 3, các tháng khác cũng sẽ bận đều đều. Nếu các bạn hỗ trợ khách hàng làm Tax Audit, sẽ phải làm việc với cán bộ cơ quan thuế, phải giải đáp những challenge từ cơ quan thuế trong một thời gian rất ngắn, đồng thời giữ thái độ hòa nhã và giao tiếp cẩn trọng. Vì vậy rất nhiều nhân viên tư vấn thuế bị stress cao độ khi xử lý những case Tax Audit của các tập đoàn đa quốc gia lớn, với số tiền thuế lên tới hàng trăm tỷ VND.

5. Bạn là quan trọng trong các strategy của công ty

Nếu như trước đây nhân viên phụ trách thuế là người tiếp cận thông tin sau cùng khi mà số liệu kế toán đã hoàn chỉnh, nhằm mục đích xác định số thuế phải nộp. Ngày nay, nhu cầu kinh doanh toàn cầu ngày càng mở rộng, các công ty đều xây dựng những chiến lược kinh doanh để tận dụng lợi thế cạnh tranh, mở rộng thị phần và phát triển doanh số không chỉ trong nội địa mà còn vươn sang các châu lục khác. Trước khi thi hành các chiến lược, ban giám đốc công ty đều cần ý kiến của Tư Vấn Thuế để xác định rõ những rủi ro về thuế nhằm điều chỉnh chiến lược phù hợp với quy định thuế nội địa và thuế quốc tế, bởi công ty càng lớn, càng đề cao tính tuân thủ đế tránh ảnh hưởng xấu đến thương hiệu kinh doanh.

Đây là top 5 nguyên nhân mà the ST theo đuổi ngành tư vấn thuế đến hiện tại. Ngành Thuế hay Kiểm Toán Viên đều có những mặt thuận lợi, khó khăn và đóng góp giá trị cho xã hội cả. Bài viết trên của the ST là 1 góc chia sẻ từ kinh nghiệm thực tế làm việc trong lĩnh vực thuế để các bạn có nhiều thông tin hơn trước khi xác định nghề phù hợp cho bản thân. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy comment bên dưới, the Sharing Town sẽ trả lời bạn nhé! Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của mình!
The Sharing Town

Tax Deferral Policy due to Covid outbreak

In response to negative impact of Covid pandemic, the Government in South East Asia countries has released many tax relief measures to support business operators since last year . Of which, tax deferral policy is prompt method to facilitate the pressure on Cash Flow management for enterprises or business household.  Have your firm fully been aware of such policy and actively take advantage of this opportunity? Please kindly highlight that the enterprise might be required to submit request form to the local tax authority by specific due date to be granted such deferral. Fail in doing this, the tax deferral couldn't been applied. 

Therefore, why don't have a look at the summary table regarding How Vietnam and its neighbors- Thailand & Malaysia support business operator to deal with Covid through Tax Deferral Policy